Zavedení sdíleného pracovního místa není jen tak! Na co si dát pozor?

Hot desking ve zkratce

Pokud model sdíleného pracovního místa neznáte, je na místě ho nejdříve přiblížit. Hot desking v praxi znamená, že jedno pracovní místo sdílí na pracovišti více zaměstnanců. Zpravidla se jedná o ty pracovníky, kteří nemají potřebu v sídle společnosti pracovat neustále. Model se zrodil v devadesátých letech a samotný název „hot desking“ je odvozen od spojení „hot bunking“, které je používáno mezi námořníky pracujícími na směny a sdílícími jedno lůžko.

Výhody a nevýhody

Mezi hlavní výhody hot deskingu se řadí finanční úspora pro zaměstnavatele a možnost využívat prostor pro další účely. Na získaných metrech je možné umístit projektový stůl, relaxační místnost, telefonní budku či meeting point pro neformální schůzky. Mezi riziky je zmiňována například snížená sounáležitost zaměstnance s firmou. Absence vlastního vyhrazeného místa může být pro některé zaměstnance překážkou toho, aby se cítili jako součást kolektivu. Snížení plochy určené pro pracovní místa může na druhou stranu znamenat využití prostoru pro jiné účely – ať už je to projektový stůl, relaxační místnost, telefonní budky či prostor pro neformální setkávání.

Opět žhavé téma

Drtivá většina firem nevyužívá pracovní místa na 100 % a rostoucí popularita hybridního režimu práce tento fakt ještě umocnila. Možná i vy přemýšlíte nad zavedením sdíleného pracovního místa, protože vidíte, že prostor kanceláře nebudete využívat tak, jak jste byli zvyklí dříve.

Než se však rozhodnete pro zásadní změnu v organizaci, je důležité vše promyslet. Apolena Weissová, Workplace Consultant ze společnosti CAPEXUS, prozrazuje, pro jaké pracovní pozice se hot desking hodí: „Sdílené místo obecně není vhodné pro osoby, které pracují na dennodenní bázi s velkým množstvím papírových dokumentů. V ostatních případech lze při návrhu flexibilního pracoviště najít řešení, které bude moci počítat jak s variabilitou prostor, tak s požadavky na IT vybavení. Nutností je rozlišovat pracoviště pro spolupráci a soustředěnou práci. Rádi doporučujeme použití koncept sousedství, kde každé oddělení má také svou dedikovanou zónu, tedy nehrozí, že by se vytratil zmiňovaný pocit sounáležitosti.“

Jinými slovy hot desking bez konceptu a uvažování nad variabilitou zón nemusí dobře fungovat a nemá pro zaměstnance přínos.

Zaveďte si pravidla

Sdílení jednoho pracovního místa by mělo být spojeno také s nastavením etikety a hygienických pravidel pracoviště. Nelze opomenout clean desk policy, nastavení maximální pasivní/aktivní doby využívání místa, rezervační systém nebo bezpečnostní opatření spojená s využíváním sdíleného IT vybavení.

Mezi fyzické předpoklady pracoviště se ideálně řadí například výšková nastavitelnost stolu i monitoru a akustické dělící paravany. Mezi hygienické podmínky pak zajištění každodenního úklidu a přítomnost dezinfekčních prostředků, jako jsou například jednorázové utěrky.

Předpokladem úspěšného zavedení je v neposlední řadě také ochota na straně zaměstnanců. Vedení týmu musí být v případě využívání hot deskingu založeno na důvěře, ne na fyzické přítomnosti. Týmy musí nastavit principy spolupráce a vzájemná očekávání.

Kolik sdílených míst potřebujete?

Na otázku, kolik sdílených míst budete potřebovat, odpovídá Apolena Weissová: „Před pandemií statisticky platilo, že je naprosto dostatečné u týmů nad 50 lidí mít stoly pro 80 % zaměstnanců. Ve firmách, které již fungují ve flexibilním režimu, požadavky na prostor pro individuální práci klesají, o to víc se ale uplatňuje prostor pro spolupráci.“

Závěrem nezbývá než dodat, že každá firma je jedinečná. Pokud vás myšlenka hot deskingu zaujala, využijte služeb workplace consultancy a nechte si poradit od odborníků ze společnosti CAPEXUS.

O společnosti CAPEXUS

CAPEXUS už 10 let navrhuje a realizuje unikátní kancelářské interiéry. O váš projekt se od A do Z postará tým více než 100 specialistů od architektů přes projektanty až po konzultanty pracovního prostředí. Díky společnosti CAPEXUS pracují z moderních kanceláří zaměstnanci více než 400 společností z České republiky a Slovenska.

Autoři fotografií: Petr Andrlík, Prokop Laichter a Jakub Pelnář