Investujte do mobilního vybavení kanceláře, které si v případě stěhování můžete vzít s sebou, říká Pavel Domalewski

Na oblast zastupování nájemců při hledání nových prostor se specializujete již asi 20 let. Čím í se aktuálně zabýváte?

Naším hlavním byznysem je zastupování nájemců kancelářských či skladových prostor. Nejsme však klasická realitní agentura, my zastupujeme pouze nájemce. Naše služby spočívají v tom, že pro ně umíme vyhledat nové prostory, poskytujeme rady, jak velké prostory by si měli pronajmout, jak je uspořádat a v neposlední řadě jim pomáháme vyjednat nájemní podmínky. Po podepsání smlouvy následuje fáze výstavby, kdy pro naše klienty koordinujeme stavební úpravy, aby všechno běželo podle plánu a klient se mohl nastěhovat do nových prostor včas. Není to však jen o vyhledávání nových prostor, spousta firem se rozhodne ve stávajících prostorách zůstat, ale musí se znovu  projednávat nájemní podmínky.

Jaký je současný vztah nájemníků kancelářských prostor ve vztahu k udržitelnosti? 

Před dvaceti lety se tato problematika vůbec neřešila, ale zhruba před deseti lety začala být velkým tématem certifikace budov, a to byl podle mě moment, kdy se začaly firmy tématem udržitelnosti zabývat. A to konkrétně o to, jak je budova energeticky úsporná, jaký má dopad na životní prostředí, zda je mikroklima kancelářských prostor kvalitní či jak můžou eliminovat uhlíkovou stopu. To lze vidět na příkladu toho, že stále více firem využívá prostory v dražších a modernějších kancelářských prostorách s vědomím, že zde použité technologie jsou moderní a energeticky efektivní. 

Jsou zelené kanceláře podle vás budoucností architektury? V čem podle vás mohou kanceláře nejvíce “zezelenat“ v následujících letech?   

Stále více firem si uvědomuje, že hodně plýtváme, a začínají se přiklánět k pořizování věcí do interiéru, které jsou z recyklovaných materiálů nebo je možno je snadno přemístit do jiných prostor v případě stěhování. Jde například o mobilní stěny nebo skleněné příčky, které se dají pomocí suchých zipů připevnit ke stropu nebo podlaze.

Klasický způsob užívání kanceláří je nevýhodný v tom, že pokud se rozhodne nájemce odejít, pronajímatel musí vybudované prvky zbourat, protože budoucímu nájemci nemusí vyhovovat. Zatímco když použijete mobilní prvky, dá se zbytečné bourání a produkování odpadu eliminovat.

Máte nějaký tip, co by nájemce mohl udělat s prostory, které z dnešního pohledu nejsou ekologicky udržitelné?

Starší budovy sice mají své limity z hlediska technologií, ale částečně se nájemci ekologicky chovat můžou. I ve starším objektu můžete mít prostory, které lze vybavit mobilním vybavením. 

Je rok 2022, máme za sebou dva netypické pandemické roky, které měly na standardní fungování řady firem velký dopad. Jak se změnilo chování firem ve využívání kanceláří? 

První věc, kterou vnímám, je větší důraz na flexibilitu. Kvůli pandemii přešlo hodně lidí na home office a vypadá to, že spousta lidí na něm i nadále zůstane. Můj názor je, že firmy budou fungovat na principu, kdy třetina zaměstnanců zůstane na home office a zbytek bude pracovat v kanceláří. Z tohoto důvodu vzniká tlak na zmenšení a flexibilitu kancelářských prostor. 

V čem jste zaznamenal příležitosti pro úspory v oblasti pronájmu kancelářských prostor?

Když vezmete do úvahy celkové náklady za kancelář – nájem, servisní poplatky a investice do stavebních úprav, je dnes situace taková, že vás tyto položky nevyjdou levněji, než tomu bylo před několika lety. Je to tím, že se zdražují služby, rostou ceny energií a stavebních prací. Úspory je tedy zapotřebí opravdu hledat. Může to být třeba zmenšením pronajatých prostor, čímž kompenzujete nárůst nákladů spojených s nájmem. 

Mým osobním tipem je při pronájmu kanceláří, jako je open space, investovat do mobilního vybavení, jako jsou příčky, paravany nebo mobilní zasedací místnosti. Tento náklad je sice vyšší než budování klasických příček, ale nájemce si je při stěhování může vzít s sebou. 

Další oblastí úspor jsou podnájmy. Ty jsou obecně pro firmy o třetinu levnější než klasický nájem. Nejdůležitější úspora nastává na začátku podnájmu. Firma se totiž musí dobře rozmyslet, jak velký prostor by si měla pronajmout, aby to pro ni bylo efektivní. Je dobré si nechat poradit od specialistů, kteří vám pomohou vymyslet co nejefektivnější uspořádání prostor. 

Když se chce firma přestěhovat do jiných prostor, kdy je nejlepší období pro hledání a jak nezbytné kroky co nejlépe načasovat?

To záleží na velikosti firmy. Malá firma by to měla řešit zhruba rok předem, středně velká nejméně rok a půl a ty větší klidně i několik let dopředu. Minimální doba by však měla být jeden rok, a to z toho důvodu, že pokud se firma stěhuje do nových pracovních prostor, tou nejzdlouhavější záležitostí jsou stavební úpravy a celý proces spojený s výstavbou. 

Na jaká úskalí nájemních smluv by se měly firmy zaměřit? V čem by měli být klienti opatrní při jednání s druhou stranou?

Velmi diskutovaným tématem mezi nájemci a pronajímateli je nárok nájemce na kompenzaci z nájmu, servisních poplatků a služeb. V případě, kdy dojde k výpadku v dodávkách služeb nebo dochází k různým opravám, dochází k diskusi, že by za to nájemci měli mít nějakou kompenzaci. Osobně si myslím, že nájemci by vždycky měli mít nárok na slevu bez ohledu na to, zda pronajímatel výpadky služeb či závady zavinil, či ne. Navíc pokud je toto ve smlouvě z pohledu nájemce dobře ošetřené, tak mají pronajímatelé větší motivaci v rámci provozu budovy nic nepodcenit. 

Co byste ještě doporučoval firmám nepodcenit?

Určitě je to doba hledání kanceláří. Zmínil jsem zhruba rok, ale k tomu je zapotřebí přičíst čas, který potřebujete na promýšlení počáteční fáze. Někteří klienti ví hned, jak by měly jejich kanceláře vypadat, někteří ale potřebují s uspořádáním kanceláří pomoct, a to může být záležitost na několik měsíců. Počáteční fáze je dle mého názoru úplně ta nejdůležitější, a navíc velmi individuální. Proto by se neměla podcenit.