Jak vypadá smart office – trend moderního firemního prostředí?

Chytré kanceláře jsou takové, které ke svému chodu využívají nejrůznější technologie, jež mezi sebou dokáží komunikovat, a tím zaměstnancům ulehčovat život. Využití moderních technologií nejen v kancelářích, ale i v jiných budovách, s sebou však může nést i celou řadu dalších přínosů. 

• Úspora energií –  Zařídit si vlastní chytrou kancelář je nejen pohodlné, ale zároveň ekonomicky výhodné. Například chytré osvětlení má senzory, které rozpoznají, zda se v určité místnosti či úseku někdo nachází, a podle toho zesilují či tlumí světlo. Díky tomu se vždy svítí jen tam, kde je to potřeba, a nedochází tak ke zbytečné spotřebě energie. Takže šetříte nejen svou peněženku, ale i životní prostředí.
• Lepší hygiena – Zejména v otevřených kanceláří se různých vypínačů dotknou každý den i desítky lidí. Technologie, jako je chytré osvětlení, topení nebo klimatizace, však lze ovládat na dálku bez zbytečných dotyků, čímž se eliminují rizika přenosu různých bakterií a virů. A to je v současné době ještě významnější přínos než kdy dřív.
• Snadnější údržba a zmenšení rizik – Součástí chytrých budov jsou i systémy monitorující nejen světlo a ovzduší, ale i další parametry (např. stav různých částí budovy či všemožných potrubí). Při odhalení sebemenšího rizika pak systém správce automaticky upozorní a doporučí nejlepší řešení.
• Monitoring a zlepšující návrhy – V chytrých kancelářích lze najít i systémy monitorující například to, jak zaměstnanci v hot desk kancelářích (kdokoliv si může sednout k jakémukoliv stolu) využívají jednotlivá místa, nebo další chod kanceláře. Podle toho můžete dostávat doporučení, co lze zlepšit, abyste docílili co nejvyšší efektivity a spokojenosti na pracovišti. 

Co najdete v moderní chytré kanceláři? 

Představili jsme si nejvýznamnější výhody chytrých kanceláří. Nyní je čas se podívat na to, z čeho se vlastně taková chytrá kancelář dnes skládá. 

Chytré vytápění a klimatizace

Nejdůležitějším trendem z oblasti chytrých kanceláří, který se dnes začíná vyskytovat na stále více pracovištích, je tzv. Smart HVAC (vytápění, ventilace a klimatizace). Jde o systém, který všechny tři zmíněné prvky propojuje a umožňuje je ovládat zaměstnanci přímo v kanceláři, a to z jednoho místa, například mobilu nebo tabletu. 

Smart HVAC jde dnes však ještě o něco dále. Díky propojení dalších moderních technologií dokáže kromě usnadnění ovládání nabídnout i automatické rozpoznávání preferencí a podle toho nastavovat ideální teplotu automaticky. Tomu, jaká je ideální teplota v kanceláři a jak ji lze korigovat pomocí technologií, jsme se již věnovali v našich předchozích článcích.

Chytré osvětlení

S pojmem chytré osvětlení se dnes můžeme setkat poměrně hojně. Většinou se však používá v souvislosti s domácnostmi a označuje světelný systém složený z několika světel s nastavitelnou intenzitou či barvou světla, která lze ovládat (podobně jako jakékoliv další „chytré“ technologie) na dálku z jednoho místa.

Někde ve světě se však již dnes začínají vyskytovat ještě sofistikovanější systémy. Opravdu chytrá osvětlení jsou totiž vybavena čidly schopnými rozpoznat aktuální přísun denního světla a podle toho nastavit svítivost tak, aby bylo dobře vidět, ale zároveň se zbytečně nespotřebovávala elektřina. Dále pomocí senzorů zjistí, zda se v místnosti někdo nachází. Když ne, světlo se automaticky vypne, čímž opět šetří finance i prostředí. 

Chytré stoly 

Kanceláře s tzv. hot desky skýtají mnoho výhod, protože si každý může pro svou práci vybrat přesně takové místo, které se mu zrovna hodí. Jenže občas může být problém najít to správné. Pomoci mohou právě chytré stoly. Ty totiž monitorují své využití. V aplikaci pro správu prostor si tak kdokoliv může najít plánek kanceláře a uvidí, která místa jsou zrovna volná a která nikoliv. 

Jednotlivé stoly, nebo rovnou celé zasedací místnosti si pak lze v aplikaci rezervovat dopředu, takže budete mít jistotu, že místo, které potřebujete, pro vás bude k dispozici. Aplikace pak může sbírat i data, jež mohou manažerům nebo správcům kanceláře pomoci zjistit, která místa jsou využívána často a která jsou naopak populární méně. Podle toho se pak mohou přizpůsobovat, aby byl veškerý prostor využit na maximum.

Chytré aplikace

Součástí chytré kanceláře však nejsou pouze vychytávky na zlepšení života v kanceláři, ale i k ulehčení celé práce. S tím nám mohou pomoci nejrůznější aplikace – od běžného mailového klienta přes programy sloužící k videohovorům po sdílená úložiště. Vše zmíněné i další nástroje můžete využívat v tzv. cloud office. Jde o balíček několika aplikací, které může používat více zaměstnanců najednou, díky čemuž lze ušetřit spoustu času. Další výhodou cloud office aplikací je, že se neinstalují na jednotlivá zařízení, ale jsou dostupné online, tudíž je můžete používat kdykoliv a odkudkoliv.

Zaměstnanecké platformy

Pro každého zaměstnavatele je důležité získávat od pracovníků neustálou zpětnou vazbu. S tím vám pomohou různé zaměstnanecké platformy (typu Microsoft Viva či Kazoo). Jejich prostřednictvím můžete rozesílat dotazníky efektivně a s časovou úsporou. Navíc získáte pravidelnou odezvu, takže budete vědět, co je potřeba změnit a co zaměstnanci na pracovišti naopak oceňují.