4 užitečné nástroje, které vám pomohou s digitalizací práce

Přestože ne úplně všichni příchod home office a zavedení nových postupů pro práci na dálku oslavovali, zůstává faktem, že digitalizace kanceláře může některým společnostem přinést spoustu výhod – od ekonomických i časových úspor přes vyšší produktivitu až po snazší komunikaci. Jenže z čeho se vlastně taková digitální kancelář skládá?

Cloudové balíčky

Pod pojmem cloud si spousta lidí představí pouze vzdálené úložiště. To je však ve skutečnosti jen jedno z mnoha využití, které dnešní cloudová řešení nabízejí. Komplexní cloudové balíčky typu Google Workspace či Microsoft Office 365 totiž obsahují i desítky nejrůznějších online aplikací a nástrojů, jako jsou sdílené textové editory, kalendáře nebo třeba e-mailoví klienti, a to na jednom místě.

Výhodou cloudových řešení je, že díky nim můžete na svých projektech pracovat kdykoliv a odkudkoliv. Veškeré aplikace a soubory jsou totiž uloženy na cloudu, takže si je na své zařízení nemusíte stahovat. Stačí se k nim připojit přes webový prohlížeč.

Dalším významným benefitem cloudových balíčků je, že většinu aplikací lze používat sdíleně. To znamená, že například jednu prezentaci může najednou upravovat více lidí. Pro práci v týmu se tak stačí spojit pomocí videohovoru (komunikační aplikace bývají často také součástí cloudových řešení), otevřít si požadovanou prezentaci, tabulku nebo třeba grafický editor a můžete se pustit do díla.

Moderní intranetové platformy 

Intranet je v podstatě jako internet, akorát dostupný pouze určité skupině lidí – například zaměstnancům v rámci jedné společnosti. V rámci intranetových platforem typu LumApps či ClickUp mohou mít uživatelé přístup k důležitým informacím, odkazům, materiálům či databázím na jednom místě. Všechny prvky jsou zároveň propojené a mohou spolu navzájem komunikovat.

Každá intranetová platforma nabízí něco trochu jiného. Většinou v nich ale najdete sdílené kalendáře, databáze s důležitými informacemi, diskuzní fóra, „webové“ stránky dostupné pouze v rámci intranetu nebo třeba vlastní zaměstnaneckou sociální síť. Některé intranetové platformy lze zároveň propojit s dalšími aplikacemi třetích stran, případně rovnou s celými cloudovými řešeními.

Aplikace pro správu projektů

Ačkoliv většina cloudových řešení i intranetových platforem nějaké takové nástroje obsahuje, aplikace pro správu projektů si kvůli svému významu určitě zaslouží vlastní kolonku. Nástroje typu Asana či Trello totiž slouží jako taková mnohem inteligentnější digitální nástěnka. Jak?

Project management aplikace fungují na jednoduchém principu. Můžete v nich tvořit to-do listy, případně záložky pro různé projekty a činnosti, které je potřeba udělat. Ke každému takovému úkolu pak lze přidávat jednotlivé zaměstnance, komentovat je, vytvářet briefy, přikládat soubory apod. 

Některé aplikace, jako třeba již zmíněné Trello, vsázejí na minimalismus a co nejjednodušší rozhraní. Jiné, například Asana, jdou o krok dál a naopak se společnostem snaží radit, jak své projekty spravovat nebo čím dosáhnout co nejvyšší efektivity. Je jen na vás, který přístup vám sedí více. Rozhodně ale vězte, že bez kvalitního softwaru pro správu projektů se při digitalizaci práce rozhodně neobejdete. 

Komunikační nástroje

Zakončíme to tím nejdůležitějším, tím, s čím se většina zaměstnanců během posledních dvou let patrně již setkala. Řeč je o aplikacích pro online komunikaci. Jmenovat můžeme například nástroje pro videohovory typu Zoom, Microsoft Teams či Google Meet. Zapomenout ale rozhodně nemůžeme ani na work-based platformy typu Slack.

Rychlé a spolehlivé komunikační kanály jsou pro přechod na digitální kancelář naprosto klíčové. I zde však záleží na individuálních požadavcích. Proto doporučujeme si různé nástroje vyzkoušet a po domluvě s kolegy vybrat takový, který bude celému kolektivu vyhovovat nejvíce. Inspirovat se můžete například v našem přehledu 10 nejlepších nástrojů pro práci v hybridním týmu. Věříme, že i díky němu pro vás bude přechod do virtuálního pracovního světa co nejjednodušší a nejpřínosnější.