Apolena Weissová, CAPEXUS: Firmu tvoří opravdoví lidé, kteří se znají. Zásadní je prostor pro společné setkávání

V čem spočívá role workplace konzultanta?

Ve firmě Capexus se věnujeme pracovnímu prostředí ze všech možných úhlů pohledu. Jakožto workplace konzultant řeším zadání vlastního návrhu, jaký firma potřebuje. Je to stejné, jako když si představíte, že si necháváte navrhnout dům. Architekt vás musí nejdříve poznat, musí zjistit, co děláte, co potřebujete, ale i jaké máte zlozvyky. My jsme v podstatě takoví pomocníci pro kvalitní návrh architektury. Jako přidanou hodnotu Capexu vidím v tom, že máme spojení s techniky a projektanty, abychom nevymysleli variantu, která není realizovatelná. Snažíme se firmy inspirovat, ukázat jim, jak to jde dělat lépe, pomoct jim najít lepší cestu, aby lidé v nich dělali práci méně ve stresu a bez přetížení.

Jaký je v dnešní době pohled na open space vzhledem k aktuální pandemii a šíření virů? Bude trend open space přetrvávat?

Už díky digitalizaci jsme zjistili, že nepotřebujeme chodit každý den do kanceláře. Během covidu jsme si vyzkoušeli extrém – být jenom doma. To, co dělá firmu firmou, jsou lidé, kteří pracují společně. Hlavním účelem kanceláře tedy bude sloužit coby prostor pro setkávání se. Ve vztahu k open space vidím ohromnou ochotu změnit pohled na to, co firmy potřebují. My jsme dříve dávali flexibilní koncepty, měli jsme například zkušenost s tzv. activity based konceptem, kdy si lidé vybírají, kde budou pracovat, podle toho, co potřebují dělat. Ale na českém trhu to bylo něco nového. Firmy měly strach dělat něco jinak. Covid nás ale donutil udělat změnu a my teď říkáme firmám: ,,Pojďme té změny využít na maximum, pojďme se zamyslet i nad pracovními prostory a nad tím, co opravdu potřebujete.” A podle výsledku naší debaty prostory navrhujeme.

Oslovují vás firmy s tím, že chtějí přebudovat kanceláře tak, aby reflektovaly koronavirové změny v práci?

Firmy to samozřejmě řeší, ale často o tom mají omezenou představu. Vypustí do interního oběhu dotazník, kde se zaměstnanců ptají, jak chtějí pracovat, jestli by chtěli zůstat spíš doma, nebo se vrátit do kanceláře. To je dle mého názoru velmi úzkoprsé. Člověk, kterému se teď dobře pracuje na home office, může změnit pozici, bude potřebovat vést tým na dálku, a to je úplně jiná dovednost. Pokud za námi firma přichází s výsledky těchto dotazníků, říkáme jim, že se nad tím musí zamyslet trochu víc, protože situace jednotlivců se může dost měnit. Doporučujeme se spíš ptát lidí a týmů, co jako oddělení potřebují z kanceláře udělat. Ptáme se, jakou mají strategii a snažíme se s touto strategií pomoct. Je to o tom zamyslet se nad tím, jak ten prostor potřebují využívat. Debata se už nevede o jednotlivých stolech, jednotlivých místech pro individuální práci, protože jsme zjistili, že můžeme dělat práci odkudkoliv. 

Jak vnímáte stále se rozšiřující práci na home-office nebo také remote management? Přispěje to k větší popularitě hubů a coworkových center?

Hlavní trend, o kterém z různých zdrojů slyšíme, je, že lidé chtějí volnost. Chtějí mít možnost volby, odkud budou pracovat. Chtějí mít možnost se odstěhovat do menšího města, pracovat z coworku a do centrály  jezdit jednou za týden nebo za měsíc. A pokud lidé zůstanou pracovat “klasicky” každodenně v kanceláři, tak si přejí vybrat alespoň to, kde se budou v rámci prostoru pohybovat. Čili řešíme teď hlavně to, co zaměstnanci chtějí. A pokud takovou strategii firma má a chce zmíněné varianty svým zaměstnancům umožnit, my už s tímto zadáním umíme krásně pracovat. Skvělým příkladem je třeba Vodafone. Jejich prostory jsou navrženy podle zón, v čemž vidíme budoucí trend. Tyto zóny odpovídají typu práce, která je v nich vykonávána.

Pokud jde o výlučnou práci z domova, je to docela náročné. Změnit zažitou rutinu, že doma jen odpočívám, ale zároveň pracuji. To je ohromná výzva. Navíc doma na práci lidé často nemají podmínky. Firmy se teď ale snaží vycházet zaměstnancům vstříc, a to mimo jiné přizpůsobením se tomu, kde lidé chtějí pracovat. I zde vidím velký smysl coworkingových prostorů nejen v Praze, ale i v dalších městech - lidem to umožní nestěhovat se za svým zaměstnavatelem do velkých měst, budou moci naopak žít prakticky kdekoliv, kde budou chtít, a to mi dává ohromný smysl. 

Loni jste se zúčastnila konference, jejíž název zněl „Budoucnost (spolu) práce odkudkoliv”, která se zabývala především hybridním přístupem k práci. Jak by tedy podle vás měly vypadat kanceláře v budoucnu? Budou se zmenšovat pracoviště kvůli těm, kdo pracují na home office?

Jsem si jistá, že přichází poptávka po coworkových centrech, protože firmy si uvědomily, že nepotřebují pro své zaměstnance tak velké kanceláře jako doposud. Slyšela jsem o spoustě malých firem, které rozpustily své kanceláře a přesunuli se do coworku. Vidím v této oblasti  ohromný potenciál. Zájemcům o coworkový prostor bych dala jednoduchou radu: je dobré se zamyslet nad tím, jestli mi konkrétní prostor, případně další lidé, které v něm budu potkávat, ladí s mým myšlením. Cowork pro neziskovky bude vypadat jinak než cowork pro business management. I to je jeho princip. Je třeba přemýšlet o tom, co je pro koho vhodné. 

Nerada říkám, že se budou pracoviště postupně zmenšovat, ale potenciál k tomu určitě existuje. Pamatuju si, jak nám dřívější dogma, že každý musí nutně mít svůj stůl, bralo možnost vymyslet klientům prostory kvalitně. Často navíc lidé v kancelářích nebývají celou dobu, například běhají po schůzkách, nebo pro ně slouží spíše jako odkládací prostor. Bude ale záležet na konkrétních firmách, jak moc budou odvážné a jak budou mít nastavenou HR strategie do dalších let.

Vzhledem k tomu, že vytváříte celé funkční kancelářské ekosystémy, co pro vás vlastně znamená pojem kancelář? Jak její pojetí ovlivňuje digitalizace firem?

Je důležité, aby prostory kanceláře korespondovaly s celkovou vizí a strategií společnosti. Snažíme se navíc   poskytnout lidem v kancelářích specifické “něco”, co si doma jen tak nezařídí. Zabýváme se kvalitním workplace managementem, například dostatkem vzduchu na pracovišti nebo správnou akustikou. Cílíme na kvalitu nad kvantitou. 

V rámci digitalizace vnímám dva pilíře workplace managementu. Tím prvním je něco, co bych nazvala “rezervovatelnost”. Čili snadná možnost online zabukování pracovního stolu, zóny, parkovacího místa nebo zasedací místnosti. To vše jsou usnadnění, která umožní se po kanceláři lépe pohybovat. Cílem přitom není zaměstnance sledovat, ale lépe s nimi komunikovat. Druhým pilířem je řekněme komunita, která může komunikovat prostřednictvím aplikací. Asi všichni známe, že nám někdy dorazil nějaký newsletter, že se bude například konat lekce jógy, ale hledat pak v e-mailech, kdy vám vlastně zpráva přišla... Většinou už to nedohledáte a takové akce se už nezúčastní. Ale kdybyste měli nějakou aplikaci, kde byste viděli, co se daný den děje, tak je to nástroj, který vám může hodně pomoct.

Jak podle vás vypadá dokonalá kancelář? Co v ní nesmí chybět? Mám na mysli například místnost na jógu, dobré kafe, fitness centrum apod.

Vezmu to trošku zeširoka. Do kanceláře chodíme nejen vykonávat samotnou práci, ale také se potkávat s kolegy, poznávat je, zjišťovat od nich informace. To, co určitou firmu tvoří, jsou vlastně lidé, kteří se znají, vědí, co kdo dělá a co koho motivuje. Čili z mého pohledu v jakémkoliv dokonalém prostoru nesmí chybět místo na potkávání. Prostě kuchyňka, větší či menší, luxusnější nebo obyčejnější, to je v zásadě jedno. Jedním z hlavních faktorů, který drží zaměstnance ve firmě, je totiž sounáležitost. Zásadní je tedy podle mě prostor na potkávání. Kdyby z naší kanceláře v Capexu nemělo zůstat vůbec nic, tak já bych chtěla mít aspoň nějaké místo, kde se budu moci s ostatními setkat.

Jak vypadá home office Apoleny Weisové? Pracujete raději v kanceláři, nebo doma?

Nedávno jsem se přestěhovala a moje domácí pracoviště není zatím úplně ideální. Rozhodně bych ho nedávala ostatním za vzor. Dříve, ještě z dob studií, jsem měla doma skvěle připravené pracoviště, řekla bych, že to byl dobrý home office. Ale teď jsem v situaci, že pracuji z dětského pokojíčku a k tomu nerada pracuji u stěny, takže někdy raději zůstávám obýváku, což ale ne vždy jde. Pokud bych měla říct, jestli radši pracuji z domova, nebo z kanceláře, tak je určitě super moci někdy domov opustit. Na druhou stranu ohromným benefitem práce z domu je flexibilita pracovní doby. Den si naplánuji tak, že si v 8 hodin ráno  jdu zaběhat, dám si i delší běh, ať to není jenom takové to rychlé „abych to stihla“. Pak se dokážu na práci celý den dívat jinak. To je fajn. Člověk má prostor na restart, k tomu já nejčastěji využívám právě home office.

Prozradíte nám své nejoblíbenější pracovní “workhacky”, které vám šetří čas? 

Fungují hodně v týmu, což znamená, že musím předávat informace co nejefektivněji, takže pro mě je hodně důležité psaní si poznámek v počítači. Dříve jsem si všechno psala ručně a trvalo mi pak dost času vše  přepsat, zpracovat. Druhá věc je psaní si to-do listů. To je super věc, když máte schůzky roztříštěné během celého dne. Když najednou skončí meeting, tak se nemůžete půl hodiny zamýšlet nad tím, co je vlastně potřeba a jaké jsou priority. Člověk se díky seznamu úkolů rychle zorientuje, co je potřeba udělat a vybere si to, na co má zrovna čas. Je to věc, která mi hodně ušetřit čas i spánek. Protože bez to-do listu jsem se pak v noci budila a vzpomínala na to, co ještě musím udělat. Zjišťuji, že lépe spím, a spánek je pro produktivitu velmi důležitý. 

Jak dobíjíte svou pracovní energii? Co vám pomáhá vyčistit hlavu?

Já jsem poměrně velký introvert a potřebuji energii dobíjet sama. Hrozně mě baví práce s lidmi, ale zjišťuji, že se pak cítím vyšťavená. Mít možnost se zavřít do tiché místnosti a neslyšet žádné zvuky, to je pro mě způsob, jak dobíjím energii. Pak je to samozřejmě pohyb, to je asi úplný základ. A dělání jiných činností než jenom práce. Učím se na ukulele, maluji, trávím čas se synem, kreslíme. To je něco, co mě nabíjí. Ten balanc, že člověk jen nepracuje, ale má život tvořený i něčím jiným.