Zážitková akce AV Media Systems: jak se adaptovat na hybridní model práce

Výzvy home office

Mezi největší výzvy hybridního způsobu práce bezpochyby patří problém, jak si udržet firemní kulturu, aniž by se meetingy musely odehrávat jen v kanceláři. Tomáš Talaš, manažer útvaru zaměstnaneckých služeb z Komerční banky, popisuje, jak se u nich ve firmě dostali na vysokou úroveň kancelářských prostor, které jejich zaměstnancům poskytují velkou míru variability. Zároveň si jejich pracovníci mohou zvolit home office jako alternativu docházení do kanceláře.

„Začali jsme už před covidem s novým CEO a na základě průzkumů mezi zaměstnanci, kdy nám lidé říkali, ano, chceme zvýšit flexibilitu, abychom mohli pracovat i z domova. Chtěli jsme jim vyjít vstříc v tom, aby skutečně mohli pracovat odkudkoli, což shrnuje náš pojem Smart office. Zároveň jsme ale říkali, že potřebujeme ušetřit peníze. Ubrání 30 % míst u každého útvaru nám umožnilo zrušit některé kancelářské budovy v Praze, které nemusíme vytápět nebo máme možnost je prodat. Ten ekonomický přínos tam pak je,“ říká Tomáš Talaš.

Jak ale zvládnout výzvy, které home office a hybridní model práce přináší? Lze docílit toho, aby lidé připojující se z domova měli z meetingu stejný nebo obdobný zážitek jako lidé fyzicky přítomní v kanceláři? V Komerční bance tvoří tzv. golden rules. 

„Sestavujeme zlatá pravidla Smart office. První pravidlo je, že ji zakládáme na dobrovolné bázi. Druhé pravidlo je, že decentralizujeme rozhodnutí, kde lidé mají pracovat, na manažery. Každý manažer si stanoví svůj způsob, jak mají lidé rotovat v práci. Říkáme také zaměstnancům, že mají flexibilitu, mohou pracovat odkudkoli, ale je to podmíněno domluvou se svým nadřízeným,“ objasňuje Talaš. 

Transparentnost a informace

Nevýhodou home office, kterou mnoho zaměstnavatelů popisuje, je ztráta pocitu sounáležitosti zaměstnance s firmou, a s tím související ztížená komunikace. V tomto ohledu mohou ale pomoci technologie a vhodně zvolená metoda leadershipu, čímž se zabývá společnost Conectio.

„Zajímavé je, že přes 80 % zaměstnanců říká, že je mnohem produktivnější, když pracuje z domova. Kolik procent manažerů s tím ale souhlasí? Je to jen 12 %. Zbytek manažerů chce, aby se lidé vrátili do kanceláře. Jak tedy zaměstnance motivovat k návratu na pracoviště, pokud je to třeba? Případně jak je podpořit v hybridním světě? Je nutné pracovat s důvěrou, a to na obou stranách. Důvěra se buduje transparentností,“ říká Martina Šmidochová, partner ve společnosti Conectio. 

Transparentnosti lze docílit informacemi. Jak je od zaměstnanců rychle získat a pokud možno efektivně zpracovat?

„K tomu může posloužit třeba aplikace Microsoft Viva Insights, pomocí které lze vytvořit ankety, které může zpracovat sám manažer,“ vysvětluje Martina Šmidochová.

„Jaké velké potřebujete kanceláře, jak využít technologie, jestli potřebujete své zaměstnance v kanceláři, nebo je můžete nechat pracovat z domova, to jsou další příklady otázek, na které nám dají odpověď čísla,“ dodává její kolega Roman Šuk, partner v Conectiu.

Proč stále ještě docházet do kanceláře

Co by měl zaměstnavatel dělat, pokud zjistí, že své zaměstnance ve firmě občas potřebuje, ale nedokáže je motivovat k tomu, aby do kanceláře přišli? Mluvčí se shodli na tom, že hodně záleží na pracovním prostředí, ale také na přístupu vedení a atmosféře na pracovišti. 

„Podle našeho průzkumu personalisté nyní na druhém místě nejčastěji řeší wellbeing zaměstnanců, tzn. aby se ti lidé, ať už pracují odkudkoli, cítili dobře. Wellbeing ovlivňuje pracovní prostředí, styl práce, ale hlavně manažeři. Zní to jinak, když manažer řekne, zítra vás tady všechny potřebuju, protože budeme společně brainstormovat. Co si pak dát ještě dobrou kávu? Naproti tomu je přístup, když manažer řekne, budete tady, protože vám to nařizuju. Jde o to, mít ten společný zážitek, mít třeba i legraci. Když lidé přijdou do kanceláře, budou něco společně tvořit a budou pro svou práci nadšeni, tak je do té kanceláře potom dostaneme i jindy,“ vysvětluje Martina Šmidochová.

Nábytek, který pomáhá a je variabilní

Jak se nábytek podílí na atmosféře v pracovním prostoru a měly by firmy výběru nábytku věnovat zvláštní pozornost? Jaké jsou dnešní trendy v kancelářském vybavení a jak reflektují stále častější hybridní pracovní model?

„Trendem dnešního pracovního prostředí je otevřenost a variabilita. My se snažíme, aby se ten prostor pro práci upravoval na míru lidem. Zažíváme designovou revoluci, protože firmy chtějí umožnit lidem najít prostor, odkud se jim dobře pracuje. My jako nábytkáři se dostáváme do pozice, kdy tyhle věci realizujeme,“ říká Daniel Krška, Dealer Business Manager ze společnosti Steelcase.

„Na jednu stranu jsou potřeba otevřené prostory, kde se odehrává spolupráce, ale pak také potřebujete místo, kde ty dojmy vstřebáte a dáte do finální podoby. To pak třeba budete pracovat z domova,“ srovnává Krška. „Také chceme, aby se lidé v práci uvolnili. Měníme klasické zasedačky do komfortních zón, kde vytváříme dojem jakési ‚práce z obýváku‘, ale zároveň dbáme na správnou ergonomii a z pohledu interakce na dodržení určité firemní kultury.“

Pracovní variabilita na nejrůznější způsoby jak doma, tak v kanceláři, stírání hranic mezi kanceláří a domovem, odpočinkem a prací a zároveň udržení kvality a kultury práce a také kontaktů mezi kolegy a posílení pocitu firemní sounáležitosti. O tom všem se nyní ve světě workspace mluví a bezpochyby v tomto komplexním tématu vyvstanou ještě další otázky. 

„Dobrou zprávou je, že hybridní způsob práce posiluje sounáležitost, angažovanost a celkovou spokojenost zaměstnanců i mimo fyzické pracoviště,“ uzavírá Jiří Plátek z AV Media Systems.